Smartplan
HR & Personal★ 4.2 / 5
Ljudlös introduktionKlicka för att pausa
Om Smartplan
Smartplan är ett system för schemaläggning och tidsregistrering som riktar sig till team i olika storlekar. I samma program kan användarna skapa arbetsscheman, registrera timmar, hantera frånvaro och ta fram löneunderlag, och kommunikationen sköts via en app. En funktion som leverantören kallar Smartplan Assistent kan fördela arbetspass automatiskt utifrån uppsatta regler och medarbetarnas önskemål, och tidsregistrering kan ske både via mobil och via en lokal stämpelklocka. Systemet är tänkt att spara tid och minska fel genom automatiska löneberäkningar, liveuppdateringar och enkel export till lön. Leverantören lyfter fram transparenta priser utan dolda avgifter eller bindningstid, där kunden betalar utifrån antalet medarbetare, samt möjlighet att lägga till fler funktioner i takt med att behoven växer. Lösningen beskrivs passa verksamheter med varierande arbetspass, exempelvis inom restaurang, café, detaljhandel och vård. Bakom produkten står ett danskt företag inriktat på workforce management. Enligt leverantören har Smartplan utvecklats i mer än tio år, används av tusentals arbetsplatser i Norden och bygger löpande på återkoppling från kunderna. Företaget betonar personlig support från riktiga människor och en ambition att hålla systemet enkelt och flexibelt.
Passar bäst för
Företag som vill ersätta Excel och pappersscheman med onlineschemaVerksamheter med skiftarbete och timanställd personal (t.ex. restaurang, café, butik, webshop, hotell, kundtjänst)Arbetsgivare som behöver kombinera schemaläggning och tidsregistrering i ett systemSäsongsbetonade verksamheter (möjlighet att pausa anställda utanför säsong)
Funktioner i detalj
Schemaläggning
- ✓Drag-and-drop-schemaläggning
- ✓Mallar och kopieringsfunktioner för återkommande mönster (rullande scheman)
- ✓Dela schemat med ett klick
- ✓Organisera skift efter jobbtyp/roll
- ✓Dela upp scheman i olika platser (locations)
- ✓Hantera vilka kompetenser ett skift kräver
- ✓Komplett timöversikt under planeringen
- ✓Ta emot önskemål från anställda inför schemat
Automatisk schemaläggning (Smartplan Assistant)
- ✓Föreslår bemanning baserat på önskemål, tillgänglighet och regler
- ✓Regler för vilotid och max antal timmar
- ✓Individuella regler per anställd
- ✓Behåller manuellt placerade skift
- ✓Tar hänsyn till tillgänglighet
- ✓Fångar regelbrott i realtid under planering
- ✓Övervakar publicerade scheman (skiftbyten, frånvaro, ändrade starttider) även över avdelningar
- ✓Morgonmejl kl 06:00 endast vid nya regelbrott
Tidsregistrering och stämpelklocka
- ✓Stämpelklocka på iPad, surfplatta eller dator med PIN-kod
- ✓GPS-/geofence-baserad instämpling via app
- ✓Automatiska regler för raster och avrundning
- ✓Hantering av saknade instämplingar
- ✓Jämför planerad och faktisk tid
- ✓Lagligt korrekt tidsregistrering, med eller utan stämpelklocka
Lön och tidssaldo
- ✓Detaljerad lönekalkyl med tillägg
- ✓Godkännandeflöde för arbetade timmar
- ✓Export till lönesystem och till Excel/CSV
- ✓Tidssaldo, övertid och flex (mål per vecka eller månad)
- ✓Hantering av kompledighet
- ✓Kompensation av tidssaldo vid utbetalning
- ✓Semesterkonto med översikt över intjänade och använda dagar
Frånvaro
- ✓Komplett frånvarokalender (semester, sjukdom, ledighet samlat)
- ✓Visa och godkänna frånvaroansökningar
- ✓Undvik att schemalägga frånvarande personal
- ✓Bestäm vad som händer med berörda skift
- ✓Exportera frånvaro till lönesystem
Skiftbyten
- ✓Direkt 1:1-byte mellan anställda
- ✓Byte med den som först accepterar
- ✓Administratörsgodkännande av byten (valbart)
- ✓Markera skift som tillgängligt
- ✓Uppdateras direkt på alla enheter
- ✓Möjlighet att stänga av skiftbyten
Kommunikation
- ✓En inkorg för all kommunikation
- ✓Skicka meddelanden till en, flera eller alla
- ✓Skiftspecifika dagsmeddelanden i schemat
- ✓Bifoga filer
- ✓Läskvitton och reaktioner (emoji)
- ✓Snabbmeddelanden från mobilappen
Personal- och dokumenthantering
- ✓Lagra anställningskontrakt och dokument
- ✓Ladda upp personalhandböcker och filer per anställd
- ✓Snabb åtkomst till kontaktuppgifter
- ✓Lista över nödkontakter
- ✓Viktiga datum kopplade till anställda
- ✓Avancerad personalhantering (massredigering, export)
Mobil och notiser
- ✓Gratis app för iPhone och Android
- ✓Se nästa skift och bekräfta skift
- ✓Push-notiser för nya skift och ändringar
- ✓Synkronisera skift med kalender (iCal, Google Calendar, Outlook)
- ✓Stämpla in/ut och anmäla frånvaro från telefonen
- ✓Live Activities på iPhone
Säkerhet
SSO: —
Support
Kanaler: Support (kontakt via webben), Blogg/nyhetsflöde, Gratis demos och onlinesessioner för uppsättning
Kunskapsbas: —
Språk: Svenska, Danska, Tyska, Engelska, Spanska, Nederländska, Norska, Polska
Pris
Modell: Abonnemang per månad, pris per anställd (första 10 anställda ingår, därefter avgift per ytterligare anställd). Tre paket: Starter, Basic och Pro. Obegränsat antal platser ingår och påverkar inte priset.
Från: £15/månad (inkl. 10 anställda) + £1 per anställd/månad, exkl. moms (Starter-planen, endast för nya kunder)
Gratisnivå: —
Betyg och omdömen
Fördelar
- +Användarvänligt och enkelt att komma igång (uppsättning på minuter, 30 dagars fri provperiod utan kreditkort)
- +Samlar schemaläggning, tidsregistrering, frånvaro och kommunikation i ett system
- +Automatisk schemaläggning med regelövervakning (Smartplan Assistant)
- +Ingen bindningstid och inga uppstartsavgifter; pris per anställd med obegränsat antal platser
- +Gratis mobilapp för både iPhone och Android
- +Flerspråkigt, inklusive svenska
Nackdelar
- −Ingen permanent gratisnivå (endast 30 dagars provperiod)
- −Flera funktioner (t.ex. lönekalkyl, frånvarokalender, POS-integration, API, semester-/flexkonto) kräver dyrare paket (Basic eller Pro)
- −Starter-planen är endast tillgänglig för nya kunder
- −Inga oberoende betyg eller certifieringar framgår av leverantörens egna sidor
Produktens utveckling
Smartplan har funnits sedan 2013 och uppdateras löpande, vilket framgår av leverantörens nyhets-/produktblogg. Utvecklingen under 2023-2026 har bland annat fokuserat på platser och superanvändare, personal- och dokumenthantering, förbättringar av stämpelklocka och tidsregistrering, GDPR-/integritetsinställningar samt nyare funktioner som reaktioner i meddelanden, en kraftigt uppgraderad planeringsvy och styrning av kollegors skiftsynlighet.
- 2026-05New in Smartplan: Hide colleagues' shifts
Möjlighet att styra hur mycket anställda kan se av kollegors skift, från full synlighet till att andras skift döljs helt.
Källa ↗ - 2026-04Stor uppgradering av planeringsverktyget
Planeringsverktyget uppgraderades med sju nya funktioner som ger full översikt utan att lämna skärmen, bland annat drag-and-drop och lönekostnader.
Källa ↗ - 2026-02Reaction Messaging i Smartplan
Möjlighet att reagera på meddelanden med emoji för snabba reaktioner och mindre brus.
Källa ↗ - 2025-02Nyhetsflöde direkt i Smartplan-kontot
Nytt nyhetsflöde som gör det enklare att hålla sig uppdaterad om de senaste nyheterna i Smartplan.
Källa ↗ - 2025-01Möjlighet att stänga av skiftbyten
Administratörer kan inaktivera anställdas möjlighet att initiera skiftbyten.
Källa ↗ - 2025-01Uppdaterad funktion för att skicka in önskemål
Omdesignad funktion för att lämna önskemål, med flera nya funktioner som gör det enklare för anställda att dela när de kan jobba (särskilt i appen).
Källa ↗ - 2025-01Ny inställning för stämpelklockan
Möjlighet att förhindra att tjänstemän/fast anställda markeras som frånvarande på grund av saknade instämplingar.
Källa ↗ - 2024-11Snabbare och smartare personalhantering
Förbättringar av personalsidan för bättre översikt och tidsbesparing i den dagliga personalhanteringen.
Källa ↗ - 2024-11Förbättringar av inkorgen
Tre nya funktioner för inkorgen: hoppa till senaste, markera som läst och se vem som öppnat meddelandet.
Källa ↗ - 2024-08Stämpelklocksaktiviteter och personalinformation i appen
Nya menyval för stämpelklockan och möjlighet att lägga till filer som extra information på anställda, nu även i Smartplan-appen.
Källa ↗ - 2024-06Live Activities på iPhone
Anställda kan hålla koll på sina arbetstimmar direkt från telefonen utan att öppna appen (initialt endast iPhone).
Källa ↗ - 2024-06Stor uppdatering av stämpelklockan
Nytt menyval med komplett översikt över anställdas dagliga in- och utstämplingar, samt möjlighet att stämpla in/ut utan särskild enhet.
Källa ↗ - 2024-05Dokument på anställdas profiler
Möjlighet att lägga till dokument (från kontrakt till intyg) direkt på anställdas profiler.
Källa ↗ - 2024-01Nya data- och integritetsinställningar
Nya inställningar för data och integritet för att hjälpa till med GDPR-efterlevnad, bland annat möjlighet att dölja mer data om anställda.
Källa ↗ - 2023-11Ökad transparens kring lön
Två nya uppdateringar (i Smartplan Plus-paketet) som ger både arbetsgivare och anställda mer transparens kring löneberäkningar.
Källa ↗ - 2023-10Platser och superanvändare
Möjlighet att tilldela anställda till specifika platser samt ge superanvändare/behörigheter, med justerbar synlighet för GDPR och interna riktlinjer.
Källa ↗ - 2023-05Fem uppdateringar som förenklar arbetslivet
Fem uppdateringar avsedda att minska onödigt arbete i den dagliga driften.
Källa ↗ - 2023-01Komplett översikt över semesterdagar
Funktion för att få överblick över anställdas semesterdagar och ledighetsansökningar.
Källa ↗
Funktioner
✓API
✓Mobilapp
✓Gratis test / freemium
✓Svenskt stöd
✓Data lagras i EU
✓GDPR-kompatibel
Egenskaper
- Driftsmodell
- Moln (SaaS)
- Prismodell
- Fast pris
- Från-pris
- 199 kr/användare/mån
- Företagsstorlek
- Startup, Litet/medelstort, Mellanstort, Storföretag
